Pfandsammlung auf Veranstaltungen: Leergut auf Messen und Festivals

Am Ende eines Messetages sieht man es an den Stehtischen. Zwischen Prospekten und Kaffeebechern stehen leere Flaschen und Dosen, manche halb umgekippt, und das Reinigungspersonal schiebt alles zusammen in einen Sack. Was dort verschwindet, ist Pfandgut — und mit ihm eine Möglichkeit, die vielen Veranstaltern gar nicht bewusst ist.

Auf Messen, Festivals und Kongressen fällt Leergut in einer Menge an, die man im Alltag nirgends sonst erlebt. Getränke sind Teil des Programms: am Ausstellerstand, in der Pause, vor der Bühne. Und weil Besucher unterwegs sind, landet das Leergut selten dort, wo es hingehört. Wer Pfandsammlung auf Veranstaltungen ernsthaft plant, löst deshalb zwei Aufgaben auf einmal — das Gelände bleibt in Ordnung, und aus dem Pfand entsteht Unterstützung für gemeinnützige Projekte.

Dieser Beitrag beschreibt, wie eine solche Sammlung geplant wird: worauf es bei der Menge ankommt, wo Behälter tatsächlich benutzt werden, warum Betreuung der entscheidende Punkt ist und was Sie vor der ersten Anfrage klären sollten.

Drei Arten von Pfand — und warum die Unterscheidung wichtig ist

Wer über Pfand auf Veranstaltungen spricht, meint oft drei verschiedene Dinge. Für die Planung lohnt es sich, sie auseinanderzuhalten.

Das gesetzliche Einwegpfand beträgt in Deutschland 25 Cent und gilt für Getränkedosen und Einweg-Kunststoffflaschen. Seit Januar 2022 ist es weitgehend unabhängig vom Inhalt geregelt, seit Januar 2024 sind auch Milchmischgetränke einbezogen. Dieses Pfand steckt in fast jedem Getränk, das auf einer Veranstaltung in Dose oder PET-Flasche ausgegeben wird.

Das Mehrwegpfand auf Glasflaschen liegt je nach Gebinde bei acht oder fünfzehn Cent. Es ist niedriger, dafür wandert die Flasche selbst zurück in den Kreislauf.

Das Becherpfand auf Veranstaltungen ist etwas anderes: ein System, das der Veranstalter selbst aufsetzt, damit Mehrwegbecher zurückkommen. Es hat mit dem gesetzlichen Pfand nichts zu tun, folgt aber derselben Logik — ein Betrag, der zur Rückgabe motiviert.

Für eine Sammlung heißt das: Auf Veranstaltungen mit Dosen und Einwegflaschen geht es um das gesetzliche Pfand. Wo mit Mehrwegbechern gearbeitet wird, braucht es einen Behälter, der auf Becher ausgelegt ist, nicht auf Flaschenhälse.

Warum Leergut auf Veranstaltungen anders funktioniert als im Betrieb

In einem Büro kennt jeder den Weg zur Sammelstelle. Nach zwei Wochen ist die Sache Routine. Auf einer Veranstaltung fehlt genau das: Ihre Besucher sind zum ersten und meist einzigen Mal da, sie haben etwas anderes vor, und sie treffen ihre Entscheidung in ein, zwei Sekunden — auf dem Weg zur nächsten Halle, mit der leeren Flasche in der Hand.

Daraus folgen drei Dinge, die sich in der Planung niederschlagen sollten.

Der Behälter muss auffallen, bevor jemand ihn sucht. Wer erst überlegen muss, wo das Leergut hinkommt, wirft es in den nächsten Abfalleimer. Ein Sammelpunkt, den man aus zwanzig Metern erkennt, wird benutzt; einer auf Kniehöhe hinter einer Säule nicht.

Der Zweck muss sichtbar sein. Ein Behälter ohne erkennbare Aussage ist für Besucher ein Mülleimer in ungewohnter Form. Steht darauf, wofür gesammelt wird, ändert sich das Verhalten — Menschen geben eher etwas ab, wenn sie sehen, wohin es geht.

Die Kapazität wird immer unterschätzt. Ein Behälter, der im Büro drei Wochen hält, ist auf einer gut besuchten Messe nach wenigen Stunden voll. Das ist der Punkt, an dem die meisten selbst gebauten Lösungen scheitern.

Wie viel Leergut anfällt — eine erste Abschätzung

Eine belastbare Zahl kann Ihnen niemand nennen, ohne Ihre Veranstaltung zu kennen. Drei Angaben tragen die Abschätzung aber schon recht weit:

• Besucherzahl pro Tag. Nicht die Gesamtzahl über die Laufzeit, sondern die Menschen, die gleichzeitig auf dem Gelände sind.
• Art der Getränkeausgabe. Werden Dosen und Flaschen ausgegeben oder überwiegend offen ausgeschenkt? Gibt es Ausstellerstände mit eigenem Getränkeangebot?
• Fläche und Wegeführung. Eine kompakte Halle braucht andere Standorte als ein Open-Air-Gelände mit mehreren Bühnen.

Wer eine grobe Orientierung sucht, bevor er ins Gespräch geht, kann den Bedarfsrechner nutzen. Er ersetzt keine Planung, gibt aber eine Vorstellung von der Größenordnung.

Als Faustregel gilt: Lieber zwei Behälter mehr und kürzere Wege, als einen zentralen Sammelpunkt, den die Hälfte der Besucher nie passiert.

Die Standortfrage: Wo Sammelbehälter tatsächlich benutzt werden

Die Platzierung entscheidet über den Erfolg stärker als alles andere. Sie folgt einer einfachen Regel: Der Behälter gehört dorthin, wo Getränke leer werden — nicht dorthin, wo Platz frei ist.

Messen und Kongresse

In Hallen sind drei Punkte verlässlich: die Ein- und Ausgänge, die Catering-Bereiche und die Übergänge zwischen Hallen, an denen Besucher ohnehin kurz stehen bleiben. Ein Behälter am Ausgang fängt ein, was Besucher sonst mit nach draußen nehmen würden. Bei mehrtägigen Formaten kommt hinzu, dass sich das Aufkommen über den Tag stark verschiebt: Mittags und zum Feierabend füllt sich alles gleichzeitig.

Festivals und Open Airs

Auf großen Flächen reicht ein Standort nie. Sinnvoll sind mehrere Punkte entlang der Hauptwege, jeweils in Sichtweite der Getränkeausgabe. Für Bereiche, die nachts nicht betreut sind, empfiehlt sich ein Schließsystem — sonst wird der Behälter zum Selbstbedienungsladen. Das Material der Behälter ist LLDPE und für den Dauereinsatz im Freien gemacht, Regen ist kein Thema.

Stadtfeste und Vereinsfeste

Hier ist die Lage anders: Die Organisation läuft ehrenamtlich, und jede zusätzliche Aufgabe fällt auf dieselben paar Leute zurück. Der entscheidende Punkt ist deshalb nicht die Zahl der Behälter, sondern wer sie leert. Wenn die Betreuung von außen kommt, bleiben Ihre Helfer für das Fest frei.

Firmenfeiern und repräsentative Anlässe

Bei eintägigen Formaten mit gehobenem Rahmen zählt weniger die Menge als das Bild. Wenige, gut platzierte Behälter im Design der Veranstaltung wirken dort stärker als eine flächendeckende Aufstellung.

Betreuung: der Punkt, an dem die meisten Konzepte scheitern

Fast jede Veranstaltung, die schon einmal auf eigene Faust gesammelt hat, berichtet dasselbe: Die Behälter waren nach kurzer Zeit voll, danach stapelte sich das Leergut daneben, und am Ende war der Aufwand größer als der Nutzen.

Sammlung auf Veranstaltungen ist deshalb keine Frage der Behälter, sondern der Leerungstakte. Jemand muss während der gesamten Laufzeit leeren, tauschen und im Blick behalten — und dieser Jemand darf nicht Ihr Aufbauteam sein, das an diesem Tag anderes zu tun hat.

Aus genau diesem Grund gehört zu unserem Veranstaltungsangebot Betreuungspersonal, das die Sammelstellen über die Laufzeit betreibt — auch über mehrere Tage. Der Veranstalter stellt die Fläche, alles Weitere übernehmen wir.

Sichtbarkeit: warum ein Behälter kein Abfalleimer sein darf

Ein Sammelbehälter mit erkennbarem Zweck wird anders benutzt als ein Mülleimer. Das ist keine Vermutung, sondern der Grund, warum die Behälter so gebaut sind, wie sie gebaut sind: 1,80 Meter hoch, in Flaschenform, in fünf Farben — im Gedränge sichtbar und ohne Erklärung verständlich.

Dazu kommt die Folierung. Behälterkörper, Flaschenhals und der Bereich an der Einwurföffnung lassen sich im Design Ihrer Veranstaltung gestalten: Logo, Motto, Anlass. Die Gestaltung übernehmen wir nach Ihren Vorgaben. Wer keine eigene Gestaltung braucht, nimmt die Standardfolierung — dann sind auch kürzere Vorläufe möglich, weil die Abstimmung eines Entwurfs entfällt.

Der Unterschied in der Wirkung ist erheblich. Ein neutraler Behälter sammelt Leergut. Ein Behälter, auf dem steht, wofür gesammelt wird, erzählt den Besuchern etwas über den Veranstalter — und zwar mit einem Gegenstand statt mit einer Absichtserklärung im Programmheft.

Wie Sie die Sammlung an Ihre Besucher bringen

Ein Behälter, der einfach dasteht, wird benutzt. Ein Behälter, von dem die Besucher vorher gehört haben, wird deutlich häufiger benutzt. Der Aufwand dafür ist gering, wenn man ihn in die ohnehin laufende Kommunikation einbaut.

Im Programm oder in der App. Zwei Sätze reichen: dass gesammelt wird, wo die Behälter stehen und wofür der Erlös verwendet wird. Wer das unter „Nachhaltigkeit“ versteckt, verschenkt die Wirkung — es gehört zu den praktischen Hinweisen, neben Garderobe und WLAN.

Bei der Begrüßung. Auf Kongressen und bei Firmenfeiern ist die Eröffnung der beste Moment. Ein Satz von der Bühne wirkt stärker als jedes Schild.

Am Getränkeausschank. Dort entsteht das Leergut. Ein kurzer Hinweis der Ausgabekräfte bringt mehr als eine zusätzliche Beschilderung im Gang.

Nach der Veranstaltung. Der Rückblick ist der Moment, in dem sich die Aktion für Sie auszahlt. Ein Foto der Sammelstelle und der Hinweis, welches Projekt unterstützt wurde, ist ein Beitrag, den Ihre Teilnehmer teilen — anders als die übliche Dankesmeldung.

Wichtig dabei: Bleiben Sie bei dem, was belegbar ist. Wer keine Zahlen nennt, sondern beschreibt, wohin die Unterstützung geht, ist glaubwürdiger als jede gerundete Erfolgsmeldung.

Sponsoring: die Fläche, die sich zweimal auszahlt

Die Werbefläche auf dem Behälter eignet sich als eigenständiges Sponsoring-Format. Der Sponsor erscheint auf einem Objekt, das den ganzen Tag im Publikum steht und dabei nicht als Werbung wahrgenommen wird, sondern als Beitrag.

Beim Automobil Elektronik Kongress in Ludwigsburg wurde das als Hydration-Sponsoring umgesetzt: Die Behälter standen mitten im Publikum, foliert im Design von Texas Instruments. Für den Sponsor eine Präsenz, die niemand überblättert; für den Veranstalter ein Posten, der sich selbst trägt; und der Pfanderlös ging vollständig an gemeinnützige Projekte.

Im Einsatz waren die Behälter außerdem auf der gamescom, auf Messen der Kölnmesse, auf der dmexco und der ORGATEC. Zu den Partnern zählt auch Live Nation.

Was mit dem Leergut danach passiert

Die Sammlung endet nicht mit dem Abtransport. Was danach geschieht, ist der eigentliche Grund, warum sich der Aufwand lohnt — und es sind zwei Wege, die parallel laufen.

Das Material geht zurück in den Kreislauf. Einwegflaschen aus PET und Getränkedosen aus Aluminium sind sortenrein sammelbare Wertstoffe. Über das Pfandsystem gelangen sie in eine Verwertung, die dem Material eine zweite Runde ermöglicht. Landet dieselbe Flasche im Restmüll einer Veranstaltung, ist dieser Weg versperrt.

Das Pfand wird zur Spende. Wir lösen das gesammelte Leergut ein und geben den Erlös vollständig weiter. Vollständig heißt: Es wird kein Anteil einbehalten. Welche Projekte unterstützt werden, entscheiden Partner mit — von Tafeln über Bildungsprojekte bis zu Naturschutzvorhaben.

Für Sie als Veranstalter bedeutet das eine Aussage, die Sie belegen können. Nicht „wir haben etwas für die Umwelt getan“, sondern: Auf dieser Veranstaltung stand eine Sammelstelle, das Leergut ging in die Verwertung, und der Pfanderlös ging an ein benanntes Projekt. Diese Art von Aussage hält einer Nachfrage stand.

Der Ablauf in fünf Schritten

Von der ersten Anfrage bis zur Abrechnung sind es fünf Schritte. Der Aufwand auf Ihrer Seite konzentriert sich auf die ersten beiden.

1. Eckdaten nennen. Termin, Ort, Fläche, erwartete Besucherzahl, Art der Getränkeausgabe. Daraus entsteht ein Vorschlag für Anzahl und Standorte der Behälter.

2. Gestaltung festlegen. Standardfolierung oder Ihr Design. Bei eigener Gestaltung planen wir die Abstimmung des Entwurfs ein — das ist der Punkt, der Vorlauf braucht.

3. Aufbau. Wir bringen die Behälter, stellen sie an den vereinbarten Punkten auf und weisen sie sichtbar aus.

4. Betreuung. Unser Personal leert und tauscht über die gesamte Laufzeit.

5. Abtransport und Weitergabe. Wir nehmen alles wieder mit, lösen das Pfand ein und geben den Erlös an die unterstützten Projekte weiter. Welche das sind, steht unter Spendenziele — Partner können mitbestimmen, wohin die Unterstützung geht.

Einmalige Veranstaltung oder eigene Behälter?

Für Veranstalter gibt es zwei Wege, und die Entscheidung hängt weniger vom Geld ab als von der Häufigkeit.

Betreut für die Laufzeit. Wir bringen die Behälter, betreuen sie und nehmen sie wieder mit. Sinnvoll bei einmaligen oder unregelmäßigen Veranstaltungen, bei wechselnden Orten und immer dann, wenn während der Laufzeit niemand für das Leeren abgestellt werden kann.

Eigene Behälter. Wer mehrmals im Jahr Veranstaltungen durchführt, an einem festen Ort arbeitet oder ohnehin dauerhaft sammeln möchte, fährt mit eigenen Behältern besser. Sie stehen dann auch zwischen den Terminen im Einsatz — im Foyer, in der Kantine, im Vereinsheim. Die Behälter, Schließsysteme und Pfandsäcke gibt es im Shop, die Abholung des gesammelten Leerguts ist kostenlos.

Beides lässt sich kombinieren: eigene Behälter für den Alltag, zusätzliche betreute Sammelstellen für den Großveranstaltungstag.

Was Sie vor der Anfrage klären sollten

Eine kurze Liste, die das erste Gespräch deutlich abkürzt:

• Termin und Laufzeit — ein Tag oder mehrere, mit oder ohne Nachtbetrieb
• Besucherzahl pro Tag, nicht kumuliert
• Gelände — Halle, Freifläche oder beides, und ob es feste Wegeführungen gibt
• Getränkeausgabe — Dosen, Einwegflaschen, Mehrwegbecher oder gemischt
• Standorte — an welchen Punkten Aufstellflächen zur Verfügung stehen
• Gestaltung — Standardfolierung oder eigenes Design, und wer die Vorlagen liefert
• Sponsoring — ob die Fläche vergeben werden soll und an wen
• Ansprechpartner vor Ort — wer am Veranstaltungstag erreichbar ist

Je genauer diese Punkte stehen, desto konkreter fällt der Vorschlag aus. Fehlt etwas, ist das kein Hindernis — die meisten Veranstalter wissen zum Zeitpunkt der Anfrage noch nicht alles.

Häufige Fragen

Wie kurzfristig lässt sich das umsetzen?

Das hängt vom Termin und von der gewünschten Folierung ab. Ohne Wunschfolierung sind kürzere Vorläufe möglich. Mit eigenem Design kommt die Zeit für Entwurf und Abstimmung hinzu.

Brauchen wir eigenes Personal?

Nein. Für Veranstaltungen gehört Betreuungspersonal zum Angebot. Ihre Helfer bleiben für das Programm frei.

Was passiert bei Regen oder im Außenbereich?

Die Behälter sind aus LLDPE und für den Einsatz im Freien geeignet. Für unbeaufsichtigte Standorte empfehlen wir zusätzlich ein Schließsystem.

Wir arbeiten mit Mehrwegbechern. Passt das?

Ja. Für Becher gibt es eine eigene Behältervariante, die auf Becher statt auf Flaschen ausgelegt ist.

Wohin geht der Erlös?

Vollständig an gemeinnützige Projekte. Welche das sind, sehen Sie unter Spendenziele. Veranstalter und Partner bestimmen mit, welches Projekt unterstützt wird.

Können wir die Behälter auch kaufen?

Ja. Wer regelmäßig Veranstaltungen durchführt oder dauerhaft sammeln möchte, findet die Behälter und das Zubehör im Shop. Für einmalige Veranstaltungen ist die betreute Variante meist der einfachere Weg.

Gilt das auch außerhalb Deutschlands?

Wir sind bundesweit und in Österreich im Einsatz.

Wie läuft die Abholung, wenn wir dauerhaft sammeln?

Für laufende Sammlungen außerhalb von Veranstaltungen holen wir das Leergut kostenlos ab. Wie das abläuft, steht unter Pfandspenden abholen lassen.

Was am Ende bleibt

Eine Pfandsammlung auf einer Veranstaltung ist kein Umweltprojekt mit Zertifikat und kein Programmpunkt, der Aufmerksamkeit vom Rest abzieht. Sie ist eine Sammelstelle, die dort steht, wo Getränke leer werden, und die dafür sorgt, dass aus dem Leergut etwas entsteht statt es wegzuwerfen.

Für Besucher ist es eine Sekunde Aufwand. Für den Veranstalter ein Gelände, das am Abend besser aussieht. Und für die unterstützten Projekte eine Hilfe, die es ohne diesen Umweg nicht gäbe.

Wenn Sie eine Veranstaltung planen, erzählen Sie uns davon: Termin, Ort, Größenordnung. Schreiben Sie an info@spendedeinpfand.com oder vereinbaren Sie einen kostenlosen Beratungstermin über die Kontaktseite. Wir melden uns mit einem Vorschlag, wie viele Behälter wo sinnvoll stehen.